Wat je moet weten

Accepteren, afwijzen of reviseren

Een tijdschriftredactie kan op drie manieren oordelen over een ingezonden artikel: accepteren, afwijzen (onmiddellijk door de redacteur of na commentaar van de referenten/ peer review) of vragen om revisie (gewoonlijk naar aanleiding van het referentencommentaar).

Veel gepubliceerde artikelen zijn diverse malen afgewezen en/of gereviseerd alvorens ze werden geaccepteerd. Het oordeel ‘Revise and resubmit’ (opnieuw indienen na revisie) is een teken dat het tijdschrift geïnteresseerd is in het artikel, en dat is goed nieuws, want het betekent dat er een goede kans is dat het alsnog wordt geaccepteerd als je naar tevredenheid reageert op de opmerkingen van de referenten.

Referentencommentaren

Tijdschriften hebben vaak veel moeite om op korte termijn voldoende (minstens twee) referentencommentaren van goede kwaliteit te krijgen. In een dergelijk commentaar staan opmerkingen van de referent aan het adres van de auteurs (meestal anoniem) en daarnaast opmerkingen die voor de redacteur bedoeld zijn, en niet aan de auteurs worden doorgegeven.

Referenten verschillen nogal eens van elkaar in hun opmerkingen en aanbevelingen. De redacteur zal hun verslagen gebruiken om te beoordelen of de in een artikel gerapporteerde resultaten voldoende onderbouwd zijn, maar de beslissing zal ook afhangen van de vraag of de resultaten nieuw zijn en relevant voor de lezers van het tijdschrift.

Essentiële en minder essentiële punten

Het oordeel ‘Reject after review’ (afwijzing na beoordeling) omvat de opmerkingen van de referenten over het artikel. Het bericht ‘Revise and resubmit’ omvat de opmerkingen van de referenten en daarnaast soms ook opmerkingen van de redacteur. Een goed referentencommentaar is onderverdeeld in essentiële punten (major comments), die bij revisie beslist moeten worden aangepast, en minder essentiële punten (minor comments). In het ideale geval omvat elke opmerking een duidelijk omschreven kritiekpunt, onder verwijzing naar een specifiek deel van het artikel en soms een suggestie voor verbetering (indien mogelijk).

Na de revisie

De gereviseerde versie van het artikel wordt gelezen en beoordeeld door de redacteur en wordt soms ook nog een keer naar de referenten teruggestuurd, zodat die kunnen zien of hun opmerkingen naar tevredenheid zijn afgehandeld.

Het kan voorkomen dat de redacteur of de referenten nog meer aanpassingen vragen.

Wat je moet doen

Reject after review

Raak niet in paniek wanneer je het oordeel ‘Reject after review’ ontvangt! Realiseer je dat artikelen vaker worden afgewezen dan geaccepteerd. Beschouw de commentaren van de referenten als gratis advies voor het verbeteren van je artikel.

Als je de afwijzing ontvangt, lees die dan goed door, slaap er een nachtje over, en lees hem nogmaals, en denk na over de redenen waarom je artikel is afgewezen. Bespreek de afwijzing met je coauteurs en maak van de commentaren gebruik om je artikel nog sterker te maken alvorens het bij een ander tijdschrift in te dienen. Laat het niet te lang liggen, en pep jezelf op om zo snel mogelijk te beginnen met het proces van herindienen. Besteed aan die herindiening evenveel zorg als aan de eerste indiening.

Revise and submit

Wanneer je het bericht ‘Revise and resubmit’ krijgt, lees het commentaar grondig door en laat het een tijdje bezinken voor je aan de beantwoording begint.

Kopieer alle opmerkingen naar een nieuw document en reageer op iedere opmerking, met de volgende structuur: 1) respons van de auteur: een beknopte reactie op de kritiek en 2) de in het artikel aangebrachte wijzigingen: geef duidelijk aan of en waar in het stuk je revisies hebt aangebracht. Deze revisies kun je in de tegenwoordige tijd bespreken (bv. ‘We geven in deze versie in tabel 1 meer data over …’) of in de voltooid tegenwoordige tijd (bv. ‘We hebben in de derde alinea van de methodenparagraaf informatie toegevoegd over …’). Markeer in het gereviseerde artikel de tekst die sinds de vorige versie is gewijzigd, bijvoorbeeld met behulp van de functie ‘wijzigingen bijhouden’ (track changes) van je tekstverwerker.

Stuur je antwoorden en het gereviseerde artikel aan alle coauteurs, verwerk hun feedback, en vraag ze om in te stemmen met de nieuwe versie alvorens je deze opnieuw indient bij het tijdschrift.

Reageer in je antwoorden altijd met respect op de opmerkingen van de referenten. Bedank elk van de referenten kort voor het feit dat ze de tijd hebben willen nemen om verbeteringen voor te stellen en probeer alle suggesties over te nemen waarmee je het eens kunt zijn.

Je kunt op een beleefde manier ook zeggen dat je het oneens bent met een bepaalde opmerking. Daarbij dien je stevige argumenten te geven om je mening te onderbouwen, onder verwijzing naar bewijs uit je eigen onderzoek of uit de literatuur.

Soms kun je in de reactie een afdoend antwoord op een opmerking geven zonder dat je wijzigingen in het manuscript hoeft aan te brengen, met name als de referent geen specifieke suggestie voor verbetering heeft gedaan. In elk geval moeten de referenten die je reactie en het gereviseerde artikel lezen, de indruk krijgen dat je hun opmerkingen serieus hebt genomen en dat je je best hebt gedaan om het artikel hiernaar aan te passen.

Accepted for publication

Uiteindelijk vind je dan dat langverwachte berichtje in je mailbox ‘Accepted for publication.’ Geniet ervan en bouw een feestje!

Checklist voor reageren op referentencommentaar

• Reageer punt voor punt op alle opmerkingen van de referenten, als volgt:
  • respons van de auteur (in respectvolle bewoordingen),
  • welke wijzigingen zijn aangebracht en waar.
• Produceer een nieuwe versie met de wijzigingen gemarkeerd.
• Bij afwijzing:
  • raak niet gefrustreerd en motiveer jezelf om snel verder te gaan,
  • verbeter het artikel indien mogelijk op basis van de opmerkingen van de referenten,
  • dien de verbeterde versie in bij een ander tijdschrift.
• Vraag je coauteurs of ze het eens zijn met de revisies en de herindiening.

Dit artikel is een vertaalde versie van: Kotz D, Cals JWL. Effective writing and publishing scientific papers, part XII: responding to reviewers. J Clin Epidemiol 2014;67:243. Publicatie gebeurt met toestemming van de uitgever. Meer informatie: www.scientificwritingtips.com.

Auteurs

• Jochen Cals is huisarts en universitair docent aan de Universiteit Maastricht;
• Daniel Kotz is epidemioloog en hoogleraar aan de Universiteit Düsseldorf.

h45_03_14_Deel_12_Reageren_op_referentencommentaar.pdf350.82 KB